Au lieu de laisser vos employés redouter les réunions, créez une session dynamique pour eux afin qu’ils sentent que leur temps est valorisé en apprenant les cinq « P » des réunions productives.
Nous sommes tous passés par là. Que ce soit en tant que participant ou en tant que responsable, nous nous sommes tous dits : « Cela aurait-il pu être un simple courriel au lieu de faire perdre un temps précieux à tout le monde ? » La plupart des employés redoutent les réunions d’équipe et il n’est pas étonnant que 92 % d’entre eux pensent que les réunions sont improductives et coûteuses.
Pourquoi voudriez-vous organiser une réunion ? Peut-être pour lancer de nouvelles idées, résoudre des problèmes, prendre des décisions, planifier de nouveaux changements au sein de l’entreprise, présenter de nouveaux membres de l’équipe ou de nouveaux clients, ou encore former de nouveaux employés. Il existe de nombreuses bonnes raisons d’organiser des réunions. Mais pour donner à vos réunions les meilleures chances d’être jugées productives et réussies, commencez à mettre en œuvre les cinq P des réunions productives. Suivez ces lignes directrices simples que nous utilisons et vous obtiendrez des réunions de premier ordre.
Les 5 P des réunions productives
1. L’objectif
Il est déroutant d’entrer dans une réunion sans en connaître l’objet. Soyez le plus clair possible afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde dès le début. Indiquez la durée de la réunion et ce qui doit être décidé à la fin de cette période. Par ailleurs, il n’est pas nécessaire d’attendre le début de la réunion pour communiquer l’objectif. Lorsque nous organisons des réunions, nous veillons à ce que les participants sachent à l’avance pourquoi la réunion a lieu. Pour la plupart des employés, il est déstabilisant de devoir anticiper une réunion dont ils ne savent rien.
2. Les participants
Lorsque nous avons commencé à organiser des réunions d’équipe, nous pensions qu’il était important que tout le monde soit présent et que cela avait plus d’impact que de n’inviter qu’une poignée de personnes. Nous avons appris depuis que plus de monde n’est pas mieux, et que lorsque les gens ne ressentent pas le besoin d’être dans la salle pour une certaine réunion, le moral baisse. Personne ne veut avoir l’impression de perdre son temps, surtout lorsqu’il a du travail à faire et qu’il n’a pas besoin de faire des heures supplémentaires pour l’accomplir. Assurez-vous que les personnes que vous invitez à vos réunions peuvent prendre des décisions et/ou apporter des informations sur le sujet traité.
3. La préparation
Le manque de préparation est l’une des plus grandes bêtes noires des employés en ce qui concerne les réunions. Pour être le mieux préparé possible, envoyez à l’avance un ordre du jour à toutes les parties concernées. Dans l’ordre du jour, indiquez les rôles spécifiques des employés qui participeront à la réunion, le calendrier de la réunion et les objectifs. N’hésitez pas non plus à confier des tâches aux employés à l’avance afin qu’ils puissent se préparer au mieux pour la réunion.
Dans mon entreprise, nous avons organisé une réunion sur l’amélioration de la satisfaction et du moral des employés, et nous avons demandé à l’avance à nos employés de réfléchir à la manière dont nous pourrions améliorer leur expérience professionnelle. La réunion a été productive et a donné lieu à de nombreuses idées intéressantes, au lieu que les participants soient obligés de réfléchir sur place et ne puissent peut-être pas donner les meilleures réponses. En leur donnant une semaine pour réfléchir au déroulement de leur journée de travail et à ce qui pourrait être changé, on leur a laissé suffisamment de temps pour faire un remue-méninges.
En outre, en termes de préparation, assurez-vous qu’il n’y a pas de difficultés techniques le jour de la réunion. Personne n’aime attendre le début d’une réunion en raison d’un manque de préparation technologique. Assurez-vous un jour ou deux à l’avance que vous disposez de l’équipement nécessaire. Qu’il s’agisse d’un projecteur, d’un tableau blanc ou de haut-parleurs, assurez-vous que tout est là et fonctionne. Arrivez ensuite à la réunion 20 à 30 minutes à l’avance et assurez-vous que tout est connecté correctement.
4. Le processus
Vous souhaitez que votre réunion se déroule de la manière la plus harmonieuse possible, il est donc temps de vous concentrer sur le processus. Le processus se déroule pendant la réunion et consiste à s’assurer que tout le monde respecte l’ordre du jour et que les divergences sont réduites au minimum. Assurez-vous que chaque point de l’ordre du jour dispose d’une durée précise afin de ne pas passer trop de temps sur une section et de ne pas manquer de temps pour les autres points de l’ordre du jour. Vous pouvez confier cette tâche à une personne spécifique. Veillez également à ce que la prise de notes soit confiée à un membre fiable de votre équipe. Des notes bien documentées peuvent faire des merveilles lorsque vous devez aborder à nouveau certains sujets ou revenir sur les décisions qui ont été prises.
5. Progrès
Personne ne veut avoir l’impression d’avoir perdu son temps. Faites savoir aux participants ce qui a été accompli et quelles sont les tâches qui restent à accomplir. Si une réunion de suivi est nécessaire, chaque participant doit quitter la réunion en sachant exactement quelles sont les étapes à suivre pour la prochaine réunion. Veillez à ce que les notes de réunion soient partagées à la fin de la réunion afin que chacun puisse se rafraîchir la mémoire et se responsabiliser par rapport aux tâches qui lui ont été confiées.
Bonus : Comment faire en sorte que vos réunions soient amusantes ?
Offrez un déjeuner gratuit lors de vos réunions. Certains considèrent même que le sixième P des réunions productives est la pizza ! Veillez à ce que vos réunions soient courtes. Dans la mesure du possible, contentez-vous de 15 à 20 minutes, car c’est la durée optimale pour les réunions régulières ; pour les réunions de prise de décision, vous devrez peut-être les prolonger. Les réunions du matin sont plus propices à la prise de décision et celles de l’après-midi à l’assiduité. Essayez les deux et voyez ce qui convient le mieux à votre équipe.
Quand votre réunion doit se faire par courrier électronique
Vous devez informer votre équipe de l’état d’avancement d’un dossier :
– S’il s’agit d’un problème simple.
– S’il ne nécessite pas l’intervention de toute l’équipe et de quelques personnes seulement.
– Si un grand nombre de personnes doivent être informées en même temps.
Les réunions improductives et ennuyeuses amènent les employés à rêvasser, à perdre de l’énergie et à gaspiller du temps qui pourrait être consacré à des tâches pertinentes. Les réunions ont toujours leur place dans l’espace de travail actuel, mais elles doivent être structurées et respecter le temps de chacun. Incluez l’objectif, les participants, la préparation, le processus et la progression pour garantir le succès de votre prochaine réunion d’équipe.
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