Être efficace lorsqu’on lance sa startup n’est jamais une chose simple. Nous avons décidé de vous montrer comment économiser du temps et de l’argent en priorisant l’attention, en utilisant des modèles et en exploitant la technologie pour une communication efficace et le suivi des progrès. Apprenez à préserver les ressources et à stimuler la productivité de votre startup.
Chez Quai Alpha, nous avons remarqué au fil du temps que les startups peuvent être des entités gaspilleuses de temps et d’énergie. L’esprit de débrouillardise qui les rend géniales peut également créer une culture d’inefficacité. En éliminant le gaspillage dès le début, les startups peuvent tirer parti des opportunités qui s’offrent à elles et éviter de tourner en rond.
Découvrez les 4 conseils tirés de notre expérience d’incubateur, que nous pouvons vous donner afin de les opérations de votre startup plus efficaces et faire gagner à l’entreprise un temps et un argent précieux.
I. Priorisez l'attention, évitez d'interrompre les autres et n'oubliez pas votre domaine de compétence
Les startups commencent généralement avec des coûts élevés et des revenus limités, il est donc primordial de faire en sorte que l’entreprise réalise des bénéfices. Pour ce faire, les employés doivent perfectionner le produit ou le service, le mettre sur le marché et le faire évoluer. La capacité de chaque travailleur à se concentrer sur sa tâche individuelle est donc la ressource la plus précieuse et la plus limitée dont disposent les start-ups. Le temps, c’est de l’argent, mais c’est encore plus vrai pour une start-up qui n’a pas encore dépassé le seuil de rentabilité.
Paradoxalement, les startups apprécient d’embaucher des joueurs d’équipe et des compétences diverses, “le couteau suisse des employés”, ceux qui sont prêts et capables d’intervenir à tout moment. Mais parfois, cela se transforme en l’équivalent organisationnel d’un match de football à l’école maternelle. Tout le groupe s’agglutine autour d’un ballon, ce qui gaspille de l’énergie et empêche tout mouvement.
Tout en étant un collègue utile, rappelez-vous où vous êtes irremplaçable. Demandez quelles sont les tâches essentielles à la mission qui relèvent directement de votre compétence. Concentrez-vous continuellement sur la réalisation de ces tâches.
Adoptez le mantra suivant : « Protéger notre propre attention et préserver celle des autres ». Ne tombez pas dans le piège de croire que la culture se construit par une connexion constante. Faites savoir à l’ensemble de l’organisation que l’attention est plus précieuse qu’un faux sentiment d’urgence.
La productivité, l’innovation et la croissance sont stimulées par une attention ciblée, et entravées par presque tout le reste.
II. Utiliser des modèles - Éviter de réinventer la roue
Selon Ronen Koehler, colonel de la marine israélienne devenu consultant en croissance, la plus grande distraction des jeunes entreprises est qu’elles ressentent souvent le besoin de tout créer à partir de zéro. Dans un sous-marin, tout est structuré et précis : systèmes, routines, commandes et réponses. En reléguant certaines choses à l’habitude, on libère les gens pour qu’ils puissent prendre des décisions importantes et économiser leurs ressources cognitives pour l’inconnu.
Appliquez la sagesse de Koehler en utilisant des modèles pour tout, du processus de recrutement aux biographies et aux présentations. Ne créez pas de questions d’entretien à partir de rien, recherchez en ligne des questions qui vous aideront à évaluer les candidats dans des rôles spécifiques. Il existe des ressources infinies pour les manuels des employés, les meilleures pratiques en matière de RH et même les propositions de structuration.
Il existe également des outils pour guider votre programmation stratégique. Utilisez ce système d’exploitation de l’entrepreneur pour vous lancer. Récupérez ce qui existe et adaptez-le aux objectifs et aux valeurs de votre entreprise. Enregistrez les modèles de manière centralisée et réutilisez-les. Éliminez le travail en répondant aux besoins futurs avec la solution passée à des demandes similaires.
III. Éviter la surabondance de réunions
Elon Musk a été critiqué pour la fuite de son courriel concernant les réunions, mais il fait largement écho à ce que les experts en culture du travail et en concentration ont toujours dit. Les réunions excessives, les réunions régulières et les grandes réunions sont toutes des ennemis de la productivité.
Des règles strictes pour les réunions sont essentielles. Les réunions ne doivent pas être le principal mécanisme de votre startup pour partager les mises à jour, suivre les progrès, effectuer le travail ou prendre des décisions. Ne fondez pas votre influence sur votre ego ou sur le fait d’être « dans la pièce ». La plupart des gens (et leur temps) sont trop importants pour être à la table. Basez votre influence sur les résultats.
L’une des raisons pour lesquelles des réunions inutiles ont lieu est qu’il n’existe pas de moyens définis ou alternatifs de fournir de la visibilité et des informations. Et ça, Shopify l’a très bien compris en décidant d’interdire ses réunions pendant une durée de deux semaines afin de réaliser une série de tests sur l’efficacité de leurs employés.
Choisissez les outils technologiques adaptés à votre organisation, engagez-vous à les utiliser et utilisez-les. Notion, Clickup et Monday.com sont d’excellents tableaux de bord pour suivre l’avancement des projets. Les vidéos Loom sont un excellent outil de partage asynchrone, enregistrez votre visage et votre écran pour faire une annonce ou pour informer quelqu’un sur son temps libre au lieu de convoquer une réunion.
Bonus d’efficacité : la vidéo peut être rejouée si nécessaire pour obtenir des précisions.
Créez un canal non urgent pour les personnes avec lesquelles vous communiquez fréquemment. Un message audio sur Whatsapp peut servir de canal pour un agenda partagé ou une idée qui ne nécessite pas de réponse rapide.
Lorsque des réunions sont nécessaires, veillez à ce qu’elles soient aussi productives que possible. Vous trouverez d’autres conseils pour améliorer les réunions dans le Guide des réunions Focuswise.
IV. Qui est responsable ? - Évitez ces goulots d'étranglement dans la prise de décision
Goulot d’étranglement : Chacun pense qu’il doit participer à toutes les décisions, tout le monde s’adresse à vous pour chaque décision
Les startups comptent généralement moins d’employés que les entreprises bien établies. Ce nombre réduit est efficace pour les frais généraux, mais oblige tout le monde à porter plusieurs chapeaux. Cependant, tout le monde ne doit pas porter tous les chapeaux.
Les startups ont besoin d’employés qui peuvent combler les lacunes et répondre à tout besoin urgent. Mais cela entraîne un gaspillage important si tous les rôles changent continuellement et que tout le monde prend toutes les décisions. Utilisez les modèles gratuits de rôles et de responsabilités de Focuswise pour clarifier la structure organisationnelle, et faites généreusement appel à des employés indépendants ou contractuels pour des tâches à court terme si nécessaire.
Pour les décisions qui nécessitent une adhésion, évitez le piège qui consiste à insinuer que l’opinion de chacun compte également pour chaque décision. C’est un mythe que les gens ne se sentent valorisés que si leur voix est intégrée. Sollicitez l’avis de l’ensemble du groupe par le biais d’une enquête Google Forms au lieu de l’inviter à la réunion. Laissez ensuite les décideurs se réunir et décider. La discussion en direct ne doit inclure que le chef de projet (celui qui est responsable), le décideur (celui qui doit rendre des comptes) et le ou les experts du sujet (ceux qui sont consultés) ; eux seuls prennent la décision finale.
Les leaders oublient souvent qu’ils ne sont pas infinis. L’attention qu’ils accordent à une chose se fait au détriment de leur attention ailleurs. La stratégie consiste à décider à quoi dire « non », et à quelles décisions vous n’allez pas participer.
Les startups sont porteuses d’énergie, d’excitation et d’une opportunité de gains financiers futurs qui changent la donne. Mais si elles n’en ont pas l’intention, elles risquent de fonctionner d’une manière qui leur assure de ne jamais se développer. En mettant en place ces pratiques d’économie de ressources, vous accélérerez plus rapidement et passerez à un stade plus rentable.
Nous savons à quel point le temps est précieux lorsque l’on commence à entreprendre. C’est pourquoi chez Quai Alpha nous proposons un accompagnement personnalisé vous permettant de gagner du temps, de l’argent et d’éviter les tâches inutiles. N’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts si vous souhaitez développer un quelconque projet !
